Liderazgo

En una era en la que las empresas crecen, el mundo se hace cada vez más pequeño y las relaciones entre los proveedores se vuelven cada vez más complejas, la responsabilidad corporativa aumenta en enfoque general y la industria automotriz no es la excepción. El comportamiento ético en nombre de las empresas y los agentes que trabajan para ellos es un componente clave en la sostenibilidad a largo plazo.

Durante la última década, los problemas con los productos se han tapado, el interés de los inversionistas se ha puesto frente al bienestar de la base de clientes, y las presiones tanto de arriba como de abajo han dejado a muchas empresas con decisiones cuestionables que necesitan tener una brújula. La calidad no es una característica de una pieza, sino un rasgo que debería estar presente en las compañías en las que el público ha llegado a confiar para mantenerlas seguras y prósperas. El vínculo entre calidad y ética se fortalece cada vez más a medida que los estándares se fusionan, y vemos esta mezcla en los nuevos requisitos para el liderazgo en esta Sección.

¿Qué es?

• Un requisito para que la organización implemente políticas relacionadas con la responsabilidad corporativa
• Un nuevo aspecto estructurado de la organización para asegurar que actúa de manera responsable ante todos los accionistas
• Brinda a los empleados un camino hacia la presentación de informes de actividad ética e incluso criminal en el caso de que la empresa se involucre en prácticas comerciales "menos que admirables".

¿Cómo lo hago?

• Identifique las áreas de su organización que se beneficiarían de las políticas de "responsabilidad corporativa"
• Familiarícese con los tres requisitos: Anti-soborno, Código de Conducta del Empleado, y Escalada de Ética.
• Identifique cómo se pueden introducir estas tres políticas en los procesos existentes sin procesos adicionales, e identifique a quién se aplica cada proceso.
• Redacte las políticas requeridas
• Capacite e implemente las políticas en el sistema de información documentado, asegurándose de que conserve los registros de capacitación para los empleados afectados

Herramientas y Técnicas para lograrlo

• Plantillas de políticas para las tres políticas que se deben implementar (tenga en cuenta que puede ser la misma política y cubrir los tres temas)

Documentos para probarlo

• Copias de la política o políticas tomadas de la fuente de información documentada
• Registros de entrenamiento e incorporación
• Planes de auditoría interna que cubren estas políticas e información documentada de auditorías completadas

Preguntas para asegurarse de que lo sabe

• ¿Qué políticas dentro de su organización abordan estos artículos?
• ¿Quién debería estar al tanto de estas políticas?
• ¿Cómo y cuándo el liderazgo comunica a la organización las políticas y la importancia del cumplimiento de la cultura de la organización?
• Si un empleado tropezó con algo que sabía que estaba mal, ¿cómo alertaría a las personas correctas?
• ¿Qué procesos tenemos implementados que informan a los empleados sobre esta información?

¿Cómo puede fallar?

• No escriba las políticas
• Fallo a aplicar las políticas
• Fallo a entrenarse en las políticas
• Haga que las políticas sean documentos independientes y no las vincule a los procesos existentes que ya están funcionando
• Fallo a identificar aquellos a los que se aplica la política, por lo que la instalación solo obtiene cobertura parcial
• Fallo a actualizar la política con cambios al clima de negocios

ISO / TS insinuó las ideas de la eficacia del proceso y la eficiencia del proceso, sin embargo, IATF 16949 lo convierte en un requisito expreso. Si bien es de conocimiento común que los procesos para la fabricación de artículos deben tener una forma de juzgar su nivel de conformidad (consulte el Capítulo 2 con El Enfoque del Proceso y la Metodología de Tortuga), ahora se indica explícitamente que se debe incluir la eficiencia.

Si observamos un proceso de envío, no es raro ver que la entrega a tiempo se incluye con frecuencia como una métrica relacionada con la efectividad. Sin embargo, se debe incluir una medida adicional de eficiencia para cumplir con los requisitos adicionales de IATF 16949.

En IATF 16949 hay dos palabras que siempre se encuentran juntas:

• Eficacia
• Eficiencia

La eficacia debe ser lo primero, ya que no importa qué tan bien haces las cosas si no estás haciendo las cosas correctas. Sin embargo, ambas medidas son necesarias para todos los procesos, tanto centrales para el negocio de la organización (es decir, la realización del producto) como para los procesos de apoyo. A modo de ejemplo práctico, el proceso de envío anterior puede perfeccionarse tanto en eficacia como en eficiencia a través de las siguientes métricas:

• Eficacia - % de la entrega a tiempo
• Eficiencia - Costos de flete de primera

La mayoría de las medidas de eficiencia se miden a través de términos presupuestarios y ambas son esenciales para hacer una cadena de suministro saludable y viable (una compañía que paga un 30% de flete de primera para asegurarse de que no se pierda un envío no estará en el negocio).

¿Qué es?

• Un requisito para las medidas de eficiencia y efectividad en los procesos
• Aplica la medición métrica a aquellos procesos relacionados con la realización y los procesos de soporte que contribuyen a ellos
• Proporciona una forma de evaluar el nivel de rendimiento de los procesos que respaldan directamente la actividad principal de una organización.
• Agrega el requisito de que estas métricas de proceso se incluyan en la Revisión de la Gestión

¿Cómo lo hago?

• Identifique los procesos enumerados en el mapa de proceso e interacción
• Identifique a los clientes tanto internos como externos para cada uno de estos procesos
• Identifique cómo puede juzgar la efectividad y eficiencia de estos procesos usando los requisitos internos y del cliente
• Ingrese las métricas en la Revisión de la Gestión para asegurarse de que sean parte de las reuniones de Revisión de la Gestión de la organización

Herramientas y Técnicas para lograrlo

• Mapeo de Procesos
• Diagramas de Tortuga
• Asignación de propietarios de procesos y su coincidencia con los procesos
• Plantillas de Revisión de la Gestión
• Mapa de Procesos e Interacción

Documentos para probarlo

• Mapas de Procesos
• Notas y diapositivas de la reunión de Revisión de la Gestión (inc. minutos y registros)
• Mapas de Procesos e Interacciones con datos de medición

Preguntas para asegurarse de que lo sabe

• ¿Qué procesos tengo establecidos que clasifique como dentro del alcance de mi QMS?
• ¿Quiénes son los clientes de estos procesos, tanto interna como externamente?
• ¿Estoy midiendo la eficacia y la eficiencia de los procesos de una manera que se alinea con las percepciones de valor de esos clientes?
• ¿Tengo medidas para todos los procesos en mi Mapa de Procesos e Interacción?
• ¿Reviso cada una de estas medidas en Revisión de la Gestión?

¿Cómo puede fallar?

• Proporcione solo métricas para aquellos procesos que afectan la fabricación directa
• Teniendo medidas que no se relacionen con las necesidades de una organización
• Fallo a colocar las medidas en la Revisión de la Gestión

Los propietarios de procesos son una gran parte de IATF 16949, ya que tienen la responsabilidad final de proporcionar recursos y afectar el rendimiento del proceso. A continuación se muestran los rasgos comunes a todos los procesos, observe que la propiedad del proceso es uno de los elementos clave:

• Entradas
• Salidas
• Transformación
• Propiedad
• Mensurable

Bajo IATF 16949, el propietario del proceso no solo debe conocer y capacitarse, sino también debe ser competente. La competencia se define como "la capacidad de aplicar conocimientos y habilidades para lograr el resultado deseado", y cada empresa individual debe definir su competencia en relación con su contexto. Como ejemplo:

En un entorno de seguridad del producto, la competencia puede incluir una conciencia de las implicaciones regulatorias para los procesos supervisados por los propietarios del proceso, mientras que en ciertas situaciones la competencia puede ser simplemente la comprensión de que ellos conocen los aportes que influyen en su resultado potencial relacionado con el riesgo (mencionado en el Capítulo 6), y cómo interactúan con los procesos que sirven como proveedor interno.

¿Qué es?

• La competencia es más que simplemente entrenar al propietario de un proceso, es un nivel más profundo de aplicación de la técnica para lograr el objetivo o el resultado del proceso.
• Una organización debe definir las competencias para los propietarios del proceso dentro de su sistema, y este nivel debe ser desafiado para asegurar la competencia y no solo una familiarización.

¿Cómo lo hago?

• Identifique a los dueños del proceso para su organización
• Identifique la competencia necesaria para los propietarios del proceso dentro de su contexto organizacional
• Define la capacitación y otras acciones de desarrollo de competencias que se proporcionarán a los propietarios del proceso
• Identifique cómo validará la competencia de los propietarios del proceso (tamaño de la muestra, duración de la evaluación, método de evaluación)
• Realice la evaluación de la competencia en el período definido y documente de manera variable la evaluación de la competencia
• Conserve el registro de capacitación completo con evaluación de competencias como información documentada

Herramientas y Técnicas para lograrlo

• Como simulación, inserte un problema conocido en el proceso del propietario y determine si pueden trabajar dentro de su proceso para resolver el problema y llegar a la solución correcta.
• Establezca criterios de prueba para probar la fortaleza de la relación entre la medición y el proceso del propietario del proceso (es decir, si esta métrica falla, ¿realmente importa y se comporta como espero?)
• Descripciones de trabajo con criterios de aprobación claramente enumerados en términos de datos variables

Documentos para probarlo

• Documentos de entrenamiento
• Firmas de evaluación de competencia
• Descripciones de trabajo con criterios de aprobación completos archivados como registros--evaluación posterior

Preguntas para asegurarse de que lo sabe

• ¿Qué necesito que puedan hacer los propietarios de mi proceso?
• ¿Cómo podría probar que mi capacitación para un nuevo propietario del proceso fue efectiva?
• ¿Cómo desafío a los propietarios de mi proceso para asegurarme de que entienden el proceso, sus responsabilidades de propiedad del proceso, y cómo interactúan las piezas?

¿Cómo puede fallar?

• Fallo a asignar a los propietarios del proceso
• Suponer que un certificado de entrenamiento es aceptable para demostrar la competencia
• Fallo a evaluar el conocimiento aplicado de los propietarios del proceso
• Fallo a actualizar qué función de organización cumple con esta necesidad cuando cambia el organigrama

En el antiguo estándar ISO / TS solía haber una función para el "Representante de Gestión". Esto solía ser una posición en la que un individuo dentro de la compañía tenía un papel de la mayoría de los QMS. En la norma IATF 16949, esta posición se elimina y se reemplaza por la lista de responsabilidades que solía tener esta persona. Estas asignaciones deben documentarse y aún cubrir los mismos elementos, pero el IATF 16949 ha abierto el rol para ayudar a las empresas de diversos tamaños a lograr estas funciones. Si bien hay una lista con viñetas, la flexibilidad creada es extremadamente beneficiosa para una organización.

Como ejemplo, solía implicarse que el mismo individuo era responsable de proporcionar la voz del cliente al asignar características especiales y establecer Objetivos de Calidad. Esto generalmente lo hacen dos personas diferentes y, con la asignación para redistribuir estas responsabilidades, podemos asignar la selección de características especiales a un miembro de la gerencia que se ocupa del desarrollo de nuevos programas y mantener la selección de Objetivos de calidad con un individuo responsable de la planificación estratégica a largo plazo .

¿Qué es?

• Un conjunto de roles y responsabilidades que deben ser distribuidos y compartidos a lo largo de la estructura organizacional
• Estos roles deben estar documentados en alguna parte para proteger el conocimiento de la organización
• Las responsabilidades enumeradas se pueden agregar, si lo considera necesario, una organización para cumplir con los requisitos específicos del cliente.

¿Cómo lo hago?

• Identifique los roles actualmente en su organización
• Compare la lista del estándar IATF 16949 con los roles actualmente en su organigrama
• Ajuste los roles gerenciales actuales según sea necesario
• Es aconsejable seleccionar los roles gerenciales más cercanos al proceso para maximizar el valor
• Proporcione capacitación y evaluación de competencias para los roles de trabajo modificados y registrar la evaluación en el sistema de capacitación para esas funciones de trabajo

Herramientas y Técnicas para lograrlo

• Lista de descripciones de trabajo
• Igualar la lista de IATF 16949 con las descripciones de trabajo

Documentos para probarlo

• Descripciones de trabajo
• Registros de entrenamiento que muestran la competencia para los roles enumerados en las descripciones de trabajo gerenciales

Preguntas para asegurarse de que lo sabe

• Cómo abordar cada elemento en la lista.... ¿Quién tiene ese rol dentro de mi organización?
• Si tuviera que seleccionar características especiales en un nuevo programa, ¿a qué miembro de mi equipo le pediría que tuviera conocimiento de ser la voz del cliente?
• Si tuviera que demostrar mañana que mi equipo está cubriendo todos los roles que deja la vacante del Representante de Gestión... ¿qué mostraría?

¿Cómo puede fallar?

• Fallo a abordar todas las áreas indicadas en 5.3.1
• Fallo a asegurar la competencia para los roles de la gestión modificados
• Fallo a darle a la gestión los roles más cercanos al proceso

La responsabilidad sin autoridad es una propuesta perdedora, y es clave que las personas que tienen la autoridad (tal como se define en los roles y responsabilidades de una organización) también tengan la autoridad para realizar cambios y asignar recursos. IATF 16949 va más allá de los requisitos previos para garantizar que aquellos con la responsabilidad de la conformidad del producto estén facultados para detener la línea, y aquellos con la responsabilidad de tomar medidas son informados con prontitud y facultados de manera similar. Por último, en las operaciones que se realizan durante todo el día, asegúrese de que alguien dentro de la estructura organizativa se responsabilice de la conformidad con los requisitos del producto. En la mayoría de las organizaciones que podrían ser el grupo de calidad, sin embargo no hay ningún requisito sobre quién puede ser seleccionado. En organizaciones más pequeñas, es común que sea gente de productos que tenga esta autoridad. Observe nuevamente la flexibilidad de IATF 16949 para acomodar varios tamaños de organizaciones en su estándar.

¿Qué es?

• Las responsabilidades deben coincidir con la autoridad para tomar la acción
• Aquellos con responsabilidad deben ser capaces de detener la línea
• Aquellos con responsabilidad por las acciones correctivas deben ser notificados para que la contención pueda comenzar inmediatamente
• Alguna función organizativa en cada turno debe ser responsable de la conformidad del producto

¿Cómo lo hago?

• Asegúrese de que cada uno de los procesos tenga un rol organizativo para ser responsable de la conformidad del producto en cada turno
• Asegúrese de que los roles en los niveles correctos estén autorizados para detener la línea
• Proporcione capacitación en acción correctiva y contención a los roles identificados
• Establezca criterios asumiendo el peor escenario en los turnos fuera de turno, y luego evaluar la competencia contra los criterios

Herramientas y Técnicas para lograrlo

• Descripciones de trabajo
• Análisis de organigrama

Documentos para probarlo

• Gráficas Organizacionales
• Descripciones de trabajo que muestran esta autoridad
• Evaluaciones de competencia para las áreas especificadas

Preguntas para asegurarse de que lo sabe

• Si fui a una operación de tercer turno... ¿quién tiene la autoridad para detener la línea cuando se produce el producto NC?
• ¿Hemos otorgado la autoridad para detener la línea a la entidad a la que le dimos la responsabilidad?
• ¿Cómo regresa la palabra de la oportunidad de acción correctiva a aquellos a los que pedimos que actúen?
• ¿Cómo capacitamos a quienes solicitamos la cuarentena sobre cómo poner en cuarentena y evitar el envío?

¿Cómo puede fallar?

• Fallo a alinear los roles y responsabilidades con la autoridad
• Fallo a proveer personal en todos los turnos con algún rol responsable de la conformidad
• Fallo a completar las descripciones de trabajo para trabajos modificados
• Fallo a entrenar a aquellos que necesitan tomar acción correctiva y contención sobre cómo hacer esto
• Fallo a evaluar la competencia de estas personas para asegurar que la capacitación sea efectiva